Como organizar uma festa

Ao menos uma vez na vida já pensamos, ou tentamos, organizar uma festa, seja ela apenas para se divertir, ou para ganhar dinheiro.

A maioria das pessoas acredita que o trabalho de um promoter é fácil e cheio de glamour.

Na verdade, é exatamente o oposto. Para quem quer organizar uma balada, antes de qualquer coisa, tem que saber que essa é uma atividade muito trabalhosa e que o organizador nunca curte a festa, pois tem que estar sempre atento com o andamento da mesma.

Mas mesmo assim é uma atividade muito prazerosa e que pode sim gerar um bom lucro. Porém, a maioria das pessoas que entram nesse meio acabam perdendo dinheiro no inicio, e com isso desistindo.

Este blogger tem o intuito de auxiliar as pessoas que pensam em realizar alguma festa, bem como discutir assuntos relacionados a este assunto.

Nesta primeira postagem irei explicar de uma forma resumida como organizar uma festa, com o tempo irei explicando melhor cada item destacado.

Para organizar um evento bem sucedido é necessário primeiramente selecionar qual é o seu público alvo, pois é através do estudo do seu público e das necessidades e gostos dele que você poderá formatar uma idéia para a festa, o ideal é sempre buscar idéias novas e criativas, que possam chamar a atenção do público e façam com que as pessoas tenham vontade de ir.

Após ter decidido sua idéia, o ideal é realizar uma pesquisa de mercado dentro do seu público alvo, isto serve para verificar a viabilidade da mesma. Depois que estiver certo de que a sua idéia terá uma boa aceitação frente ao público, é hora de começar a elaborar a festa. Primeiramente deve-se escolher o tamanho da festa, esta escolha antecipada é muito importante porque uma série de decisões são tomadas em virtude do tamanho da festa. Sabendo o tamanho você terá de escolher um local que comporte esta quantidade de pessoas, agora começa a fase de orçamento da festa, é importante organizar uma tabela no Excel e atualizá-la conforme verifica os valores dos produtos. Além do local você terá de orçar as atrações como bandas e DJs, alem do som da festa, dos seguranças, ingressos, cartazes, flyers, camisetas, caso a festa seja grande deverá verificar outros matérias de divulgação como faixas, propaganda em sites, mailings, outdoors, rádio, TV, etc.

Após ter orçado todos esses gastos você já terá uma idéia do custo da festa e poderá calcular qual o valor do ingresso que irá cobrar para ter um ponto de equilíbrio aceitável. Porém os custos não terminam aqui, você ainda terá de orçar o custo da divulgação, a qual irá variar de acordo com o tamanho da festa que você deseja.

Após todos esses cuidados você terá que retirar o alvará da festa, afinal de contas, de nada adianta todo esse trabalho se a policia aparecer no meio da festa e cancelar ela.

Bem, inicialmente é isso, espero que tenha ajudado em algo, semana que vem irei começar a explicar os tópicos destacados para que vocês entendam melhor.


32 comentários sobre “Como organizar uma festa

  1. Desejo fazer uma festa anos 60 no teraço da minha casa para 60 pesoas, como calcular quanto cobrarei de cada pessoa ou casal?

    1. Emilio, primeiro você precisa calcular seu custo. Não sei o que você irá colocar na festa, não sei quais bebidas, se vai ter comida, se vai ter dj. Tudo isso interfere nos calculos.
      Primeiro você deve especificar o custo fixo, som, dj, limpeza do terraço, copos, etc. Depois calcular os custos variáveis que são bebidas. A quantidade vai variar de acordo com o que você vai por de bebida e o quanto sua galera bebe.

  2. Olá?Tenho muitas duvidas mais a que ta me tirando o sono é,quando alugo a estrutura e o som para um dj,quem faz a montagem de todo o equipamento?

    1. Boa Tarde Jussara,até onde Eu sei a empresa contratada para a locação da Estrutura eles sáo obrigado a montar e desmontar!

  3. Como eu faria um evento que bombe visto que hoje as festas estão ficando com cada vez menos pessoas. como procedo

  4. Ulisses , quando se diz que a festa é uma chopada é como esta festa com Chopp ?, com cerveja? Como é feita este tipo de festa.Obrigado.

  5. Boa noite Ulisses!

    Encontrei seu site e tem coisas interessantes!
    Estou pensando em organizar uma festa. Como meu amigo está indo comigo, então os gastos serão divididos, e óbvio o lucro também.
    Inicialmente, estamos planejando para 500-700 pessoas no máximo.
    Mesmo porque vai ser a primeira vez, e não queremos frustações e decepções.
    Com relação a divulgação e publicidade, isso não tem problema, pois meu amigo tem uma agência na minha cidade que faz divulgações. Então, isso não é problema.

    O que eu gostaria de saber é se é melhor terceirizar os serviço, como limpeza e segurança. Pois ao meu ver e acredito que no seu também, se eu contratar e depois o negócio não for para frente, vou ter que dispensar.

    Outra dúvida, local. É claro que local fixo é melhor, pois você pode reformar o que quiser. Mas de início acho melhor alugar né?

    Aguardo suas opiniões!

    1. A não ser que você tenha uma boate que funcione, ao menos, 2 vezes por semana não vale a pena contratar pessoal fixo, serão todos terceirizados. Vai pagar-los apenas por evento.
      Em relação ao local, caso você tenha caixa suficiente para ter sua própria boate vá em frente, tenha um negócio fixo. Mas do contrário, é melhor alugar.

  6. Boa noite , vou fazer uma festa para 500 pessoas, como eu faço para calcular a quantidade de copos , bebidas e assesorios em geral ?

    1. Depende. a festa é open bar ou não?
      Esse seria meu próximo post, mas não encontro os dados que tinha das festas que ja fiz.
      Festa open bar:
      Cerveja – 2 litros por pessoa
      Vodka – 1 garrfa pra 8 pessoas
      Agua – 1 garrafapor pessoa
      Refri – 2l pra cada 25 pessoas
      Copo – Não lembro bem mas coloca 3 por pessoa que ta bom.

      Festa não open bar:
      Cerveja – 3 latas por pessoa
      Vodka – 1 garrafa pra cada 15 pessoas.

      So tenho certeza da cerveja a vodka não tenho e os outros dados perdi. Desculpe.

  7. Estou orçando uma confraternização para 100 pessoas em um sitio, com direito a feijoada e open bar.

    Quanto eu devo gastar com refrigerantes e cerveja?

    Grato

  8. Oi.. tenho vontade de fazer eventos como show, estava pensando a principio em algo pequeno, um evento Gospel. Como calcular?

  9. Boa Noite Ulisses,cara preciso de uma ajuda sua?Estou querendo Fazer uma Festa Open Bar em uma chacara para 500 a 600 pessoas,sendo que nesta festa vou oferecer Cerveja de Litrão mas distribuído no Copo,Refrigerante tbem distribuído no Copo,vai ter Jurupinga,Batida de Vodka,estou pensando em fazer meia hora de Big Apple,sweeps e Tequila.Vamos se dizer que venha esta 600 pessoas Vc acha que 50 cx de Cerveja em Litrão é o suficiente,10 Fardos de Refri de 2 Litros,7 cx de jurupinga com 12 Unidades e 7 de Vodka de sabores com 12 Unidades?Gostaria de saber se esta quantidade é o suficiente e o que eu preciso comprar para a meia hora de Big Apple,Sweeps e tequila quantas garrafas eu compro?

    1. Ola Luis.
      O cálculo que costumo usar em festas open bar é de:
      Cerveja: 2l por pessoa
      Vodka: 3 doses por pessoa.
      Refri: 1 garrafa de 2l pra cada 12 pessoas
      Agua: 1 garrafinha de 500ml pra cd pessoa.
      Seu cálculo para 600 pessoas é de:
      Cerveja: 50 x 12 = 600L – É pouco, precisa do dobro.
      Refri: 10 x 6 = 60 – Dá 1 garrafa pra cd 10 pessoas, é suficiente.
      A vodka depende da litragem dela, considere uma dose de 50ml e faça os cálculos.
      A jurupinga não tenho ideia, nunca trabalhei com este produto.
      Em relação a meia hora de big apple e de tequila este cálculo é impossível de ser feito, pois não sei o tamanho do seu bar, quantas pessoas irão servir e principalmente, é impossível saber quantas pessoas estarão na festa, visto que será a primeira meia hora da festa.
      Como todo o cálculo que lhe passei foi partindo do princípio que as bebidas serão consignadas, lhe aconselho a pegar uma boa quantidade, pois poderá devolver. Mas para um lucro maior, lhe aconselho a dificultar a entrega, para reduzir gastos, mas dentro dos linmites aceitáveis.

  10. Olá, quero organizar uma calourada para no máximo 700 pessoas, não tenho experiências em produzir eventos e não tenho dinheiro para arcar com os custos de modo geral. Como posso captar recursos? Uma festa para 700 pessoas, necessita de alvará?

    Gostei do seu texto. É bastante esclarecedor!

  11. Boa noite Ulisses estou querendo fazer uma festa open bar com um colega meu e iremos dividir os gastos, no entanto gostaria de saber quanto a quantidade de bebidas para que não falte e todos fiquem satisfeito.

    as bebidas que iremos por é red label, energeticos, agua e refri a festa será para 500 pessoas iremos contratar seguranças, atendentes e dj e alugar um salão e por copos de acrílicos gostaria de varias dicas para poder realizar um evento perfeito e se possível enviar para meu email.

    stenio2100@hotmail.com

  12. Estou organizado uma festa open para 1500 pessoas uma cavalgada onde terá mais ou menos 300 criança qual a quantidade de latas de cervejas devo colocar? E quantos espetos de carne? Tera somente spetinho como alimentação 500 litros de frozen 200 litros de vodka mim da esse cauclo ai da cerveja e da carne

  13. Olá Ulisses,

    Desejo fazer uma festinha open bar para os meus amigos,vou fazer em Janeiro.Decidi uma lista que contem 30 homens e 30 mulheres,mas deixei em aberto para levar amigas,visto que mulheres são mais fechadas quanto a grupos de amizade,portanto,acredito que irá aparecer muito mais mulheres.Eu comecei a comprar as coisas aos poucos e já tenho o dinheiro do espaço a ser utilizado,20l de absolut,2 garrafas de tequila e 2 de jagger.Estou em dúvida quanto a quantidade de cerveja,suco e cerveja,visto que algumas pessoas não bebem e não vão querer ficar sem beber nada.Se puder me ajudar,ficaria grato

    Obrigado,
    Guilherme

  14. Prentendo promover evento pra 300 pessoas
    bebidas : wisk e cerveja
    quantas acha que vou gasta ?
    festa open bar
    poderia mim ajuda ?

  15. Boa tarde tudo bem! Estou organizando uma festa de funk para 700 Pessoas, e gostaria da ajuda de quantidades de cerveja, vodka, wiskey, agua,refrigerantes, agua, gelo e copia descartaréis!! Obrigada abracos

    1. Bom Manuela, acredito que a festa ja aconteceu, visto que demorei para responder. Mas essa conta varia de acordo com a quantidade de pessoas e se ela é open bar ou as bebidas serão vendidas.

    1. Quanto cobra pra dar uma ajuda exclusivas a iniciantes?
      Meu telefone:(31)985905447
      Meu email ta bugado..

      1. Não cobro nada cara, só me ligar ou chamar no whats que trocamos uma ideia. A não ser que queira que eu vá até sua cidade.
        44 99270347 – ligação
        48 99069239 – whats

  16. Quanto cobra pra dar uma ajuda exclusivas a iniciantes?
    Meu telefone:(31)985905447
    Meu email ta bugado…

  17. Quero promover um show com um cantor internacional,quero trabalhar com esse tipo e nivel de evento.
    Minha primeira dúvida: como conseguir fazer o contato para contratação.
    E depois claro sobre todo o resto como:local,verba,autorizaçao,reservas de avião,hospedagem….etc.

  18. olá, preciso de ajudar urgente. preciso arrecadar uma quantia extremamente alta até sexta feira como devo organizar?

Deixe uma resposta

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alteração )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alteração )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alteração )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alteração )

Conectando a %s